Bei kommunit gibt es drei Fachbereiche mit jeweils einem Fachbereichsleiter. Die Fachbereiche sind in mehrere Servicebereiche mit unterschiedlichen Zusammensetzungen und Aufgaben aufgeteilt. Die aktuelle Struktur sehen Sie in unserem Organigramm.
Fachbereich 1.1: Rechenzentrumsdienste & Infrastruktur
Der IT-Zweckverband betreibt für seine Verbandsmitgleider zwei redundante Rechenzentren.
Servicebereich 1.1.1 IT-Infrastruktur
Im Servicebereich 1.1.1 werden die zentralen Serversysteme, die zentrale Telefonanlage, die zentralen Speichersysteme (SAN / NAS), das Rechenzentrumsnetzwerk und die WAN Anbindungen betrieben und permanent weiterentwickelt.
Weiterhin werden die lokalen Netzwerke und Systeme in den Standorten der Verbandsmitglieder betrieben.
Die Bereitstellung der zentralen Desktops auf Citrix Terminal Server Basis erfolgt ebenso im Servicebereich 1.1.1.
Servicebereich 1.1.2 Endgeräte und Kommunikation
Im Servicebereich 1.1.2 werden die Kernsysteme wie z.B. der Verzeichnisdienst Active Directory, die E-Mailsysteme und die Datenbanksysteme betrieben. Zusätzlich werden hier alle Endgeräte (Thin-Clients, FAT-Clients, Notebooks, Drucker, Scanner, usw.) und die Mobile Device Management-Lösung betreut.
Fachbereich 1.2: Anwendungen / Service / Sicherheit
Servicebereich 1.2.1 Softwarelösungen
Der Servicebereich 1.2.1 Softwarelösungen ist auf den Betrieb sämtlicher Fachverfahren der Verbandsmitglieder spezialisiert. Die Mitarbeiter stehen in Verbindung mit den Fachverfahrensbetreuern der Facheinheiten. Sie stimmen sich gemeinsam über die Installation von Updates ab, bearbeiten Störungsmeldungen, halten Rücksprache mit den Herstellern für Anfragen oder Problemklärungen und stellen einen optimalen Betrieb der Fachverfahren sicher.
Servicebereich 1.2.2 Service-Desk
Das Service-Desk-Team kümmert sich um die Annahme und Lösung aller Störungen und leitet Anfragen an die richtige Fachabteilung weiter.
Servicebereich 1.2.3 Anwendungsentwicklung
Der Servicebereich 1.2.3 entwickelt unserer Cherwell weiter und pass es ständig den neuen Anforderungen an.
Fachbereich 1.3: Projektmanagement & Migration
Servicebereich 1.3 Projektmanagement & Migration
Der Fachbereich 1.3 (Projektmanagement) ist verantwortlich für das Management sämtlicher Projekte und Migrationen/Integration neuer Verbandsmitglieder bei kommunit. Das Projektmanagement teilt sich in die Bereiche PMO und Migration auf.
Die wichtigsten Funktionen und Aufgaben des PMO:
- Gewährleistung und Entwicklung von einheitlichen PM-Standards und Qualität
- Strategisches Projektmanagement
- Operative Unterstützung
- Koordination von Projekten und Ressourcen
- Effektivitäts- und Effizienzsteigerung durch Geschäftsprozessoptimierung
- Projekt Coaching & Training von Projektleitern und Teammanagern
- Projekt Controlling und Projekt Monitoring
Die wichtigsten Funktionen und Aufgaben des Bereiches Migration:
- Agile Planung und Umsetzung von Projekten
- Entwicklung neuer Standards für den Basisbetrieb
- Koordination von Dienstleistungseinsätzen
- Technische Ansprechpartner für neue Verbandsmitglieder
- Unterstützungsleistung vor Ort
Fachbereich 1.4: Fachbereich Service- und Beschaffungsmanagement (SBM)
Servicebereich 1.4.1 Servicebereich Servicemanagement
Das Servicemanagement im Servicebereich 1.4.1 ist mit den eingesetzten Servicemanagern erster Ansprechpartner bei neuen Anforderungen der Verbandsmitglieder. In regelmäßigen Austausch und Terminen mit den IT-Schnittstellen der Verbandsmitglieder werden laufende und neue Anfragen besprochen. Das Servicemanagement prüft die Umsetzungsmöglichkeiten bei kommunit und mit externen Dienstleistern.
Aber auch zur Lösungsberatung für vorhandene Produkte oder bei allgemeinen Anfragen und Problemen stehen die Servicemanager als Schnittstelle zwischen Verbandsmitglied und kommunit unterstützend zur Seite.
Servicebereich 1.4.2 Servicebereich Zentrale Dienste
Der Servicebereich 1.4.2 Zentrale Dienste ist unterteilt in Beschaffung und Scandienst.
Der Servicebereich Beschaffung ist mit allen Themen des Einkaufs von der Kleinbeschaffung bis zur rechtskonformen Ausschreibung betreut. Ziel der Beschaffung ist es durch Synergieeffekte für die Verbandsmitglieder das bestmögliche Beschaffungsergebnis zu erzielen.
Im Scandienst werden alle Projekt Themen bezüglich der Digitalisierung behandelt. Ziel ist es die stetig wachsende Nachfrage nach Digitalisierung bei unseren Verbandsmitgliedern entsprechend Rechnung zu tragen.
Servicebereich 1.4.3 Servicebereich ERP Administration
Der Servicebereich 1.4.3 ERP Administration ist bereits bei der Auswahl und Bewertung des geplanten ERP Systems involviert. Es werden hier Geschäftsprozesse auf das neue ERP System abgestimmt und administrativ angepasst. Kernaufgabe der ERP Administration ist die Betreuung der Anpassung des neuen Systems an die Prozesse bei kommunit.
Servicebereich 1.4.4 Servicebereich Prozessmanagement
Der Servicebereich 1.4.4 Prozessmanagement ist für die Prozessdokumentation bei Kommunit zuständig. Diese Prozesse werden im Hinblick auf das neue ERP System entsprechend beschrieben und visualisiert. Ziel des Prozessmanagements ist es die aktuellen Prozesse entsprechend laufend zu optimieren und die Schwachstellen der Schnittstellen abzustellen.
Fachbereich 2: E-Government, Schul-IT, Recht, Zentrale Dienste
Servicebereich 2.1 E-Government
Das Thema E-Government beschäftigt aktuell viele Verwaltungen. Das E-Government Team soll für die Verbandsmitglieder der zentrale Ansprechpartner für das komplexe Thema sein. Der Bereich unterstützt bei Fragen und Möglichkeiten zur Umsetzung von E-Government Projekten. Im September 2016 wurde unter seiner Führung z.B. bei den Kreisverwaltungen Nordfriesland und Pinneberg der „elektronische Antrag auf Erteilung eines kleinen Waffenscheins“ umgesetzt. Ziel ist es, diese Dienstleistung bei einem Verbandsmitglied einzukaufen und allen Verbandsmitgliedern zur Verfügung zu stellen.
Servicebereich 2.2 Schul-IT
Der Servicebereich 2.2. betreut seit geraumer Zeit die Schul-IT an der beruflichen Schule in Pinneberg. Zum 1. Februar 2019 ist kommunit mit der Übernahme des Vor-Ort-Services für Schul-IT aller allgemeinbildender Schulen in Quickborn gestartet. Aktuell befindet sich in der Entwicklungsphase eines allgemeingültigen Betriebs- und Servicekonzeptes für Schul-IT an allgemeinbildenden und beruflichen Schulen. In enger Kooperation zwischen Schule, Schulträger und kommunit werden zukünftige allgemeingeltende Prozesse definiert und beschrieben. Produkte werden getestet und ausgewählt, um einen Standardwarenkorb für EDV an Schulen zukünftig anbieten zu können. Kommunit bietet beratende Unterstützungsleistung zu Schul-IT-Themen sowie zur Beschaffung von Endgeräten für alle Verbandsmitglieder.
Servicebereich 2.3 Recht und Datenschutz
Der Bereich Recht und Datenschutz bearbeitet die von den Fachbereichen und der Geschäftsführung gestellten Rechtsfragen und beinhaltet die Datenschutz-Abteilungen des IT-Zweckverbandes kommunit. Der Bereich berät und betreut den Zweckverband in Fragen des Datenschutzes und unterstützt die betrieblichen Datenschutzbeauftragten der Verbandsmitglieder bei der Ausübung ihrer Aufgaben. Der behördliche Datenschutzbeauftragte ist unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt.
Servicebereich 2.4 Kundenbetreuung
Die Kundenbetreuung im Servicebereich 2.4 ist erster Ansprechpartner bei neuen Anforderungen der Verwaltungen. In regelmäßigen Terminen mit den IT-Schnittstellen der Verwaltungen werden laufende und neue Anfragen besprochen. Die Kundenbetreuung prüft die Umsetzungsmöglichkeiten bei kommunit und mit externen Dienstleistern.
Aber auch zur Lösungsberatung für vorhandene Produkte oder bei allgemeinen Anfragen und Problemen steht die Kundenbetreuung als Verbindung zwischen Verwaltung und kommunit unterstützend zur Seite.
Servicebereich 2.5 Zentrale Dienste
Beschaffung
Seit der Gründung des IT-Zweckverbandes ist die Beschaffung ein Bestandteil von kommunit. Die gesamte Beschaffung wird nach der Vergabeverordnung (VgV) und zukünftig auch nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) abgewickelt, wobei es sich nicht nur um technische Beschaffungen handelt. Je nach Auftragsvolumen wird nach diversen Standardverfahren unterschieden und beschafft. Der gesamte Beschaffungsprozess wird in einer zentralen Software erfasst und dokumentiert. Die Reklamationsbearbeitung und die Garantieabwicklung der beschafften Komponenten fallen ebenso in den Aufgabenbereich dieser Abteilung.
Vertragsmanagement
Die durch die Beschaffung vereinbarten Verträge (Wartungs- und Dienstleistungsverträge) werden nach deren Eingang in ein Dokumentenmanagementsystem eingescannt und entsprechend verschlagwortet, um eine einfache Rechnungsprüfung zu gewährleisten. Es erfolgt eine turnusgemäße Überprüfung der Verträge auf Inhalte und Kosten.
Digitalisierung (Scandienst)
Seit dem Jahr 2011 werden vom IT-Zweckverband im Zuge der Digitalisierung die Rechnungen der Kreisverwaltung Pinneberg in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Kreisverwaltung eingescannt. Dieses Einscannen erfolgt mit einer qualifizierten Signatur und dem korrekten Zuordnen in das DMS der Kreisverwaltung. Inzwischen werden auch die Bauakten der Kreisverwaltung über den Scandienst bei kommunit eingescannt. Zusätzlich stehen noch weitere Projekte, wie z.B. die Digitalisierung der Akten der Ausländerbehörde, an.
Fachbereich 3: Finanz- & Steuerungsmanagement
Der Geschäftsbereich 3. Finanz- und Steuerungsmanagement unterstützt die Unternehmensführung in Bezug auf sämtliche betriebswirtschaftliche Aspekte. Er ist somit ein wichtiger Bestandteil bei der Planung, Konzeption und Umsetzung von strategischen Geschäftszielen.
Servicebereich 3.1 Steuerungsmanagement
Das Controlling liefert wichtige Informationen zur Planung, Steuerung und Kontrolle eines Unternehmens. Im Einzelnen wird von hieraus die Budgetierung in Zusammenarbeit mit den einzelnen Bereichen geplant und die Soll/Ist Vergleiche durchgeführt. Weitere Auswertungen sind die Liquiditätsplanung und auch die ganze Umlagenberechnung. Ein wichtiger Teil der Arbeit besteht auch aus dem Erstellen des Wirtschaftsplanes und die Durchführung des Jahresabschlusses.
Servicebereich 3.2 Buchhaltung
Der Servicebereich 3.2 zeichnet für alle nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) vorgeschriebenen buchhalterischen Vorgänge eines Zweckverbands inklusive der Anlagenbuchhaltung und Rechnungsprüfung verantwortlich. Insbesondere mit den vorbereitenden Tätigkeiten, die im Zuge der Quartals- und Jahresabschlüsse anfallen, steuert die Buchhaltung einen wesentlichen Beitrag zum Gelingen einer transparenten Darstellung der wirtschaftlichen Lage des Verbands bei. Des Weiteren unterstützt der Servicebereich das Controlling mit einer Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten, die dem zugrunde gelegten Fachverfahren zu entnehmen sind. Seit dem Jahr 2014 werden alle Rechnungen in einem digitalen Workflow (E-Rechnung) bearbeitet und archiviert.
Servicebereich 3.1 Querschnittsangelegenheiten
Der Servicebereich 3.3 befindet sich derzeit noch im Aufbau. Insbesondere Aufgaben wie Compliance und Korruptionsbekämpfung sind künftig hierunter zu subsummieren. Ebenfalls Teil dieser Organisationseinheit ist die Begleitung der turnusmäßig durchzuführenden Inventuren. Durch den nahen Bezug zur Umlagekalkulation, die im Wesentlichen auf Grundlage des Mengengerüsts basiert, wurde die Verantwortung dieser Aufgabe in diesen Fachbereich gelegt.