Bei kommunit gibt es zwei Fachbereiche mit jeweils einem Fachbereichsleiter. Die Fachbereiche sind in mehrere Servicebereiche mit unterschiedlichen Zusammensetzungen und Aufgaben aufgeteilt. Die aktuelle Struktur sehen Sie in unserem Organigramm.
Fachbereich 1: RZ-Dienste und Softwarelösungen
Der IT-Zweckverband betreut Fachverfahren generell bis zur Anmeldemaske. Jedes Fachverfahren wird von einem benannten Fachverfahrensbetreuer innerhalb der Verwaltung betreut. Dieser ist auch für die Rechtevergabe innerhalb der Fachverfahren, Freigabe nach Updates und das Pflegen der Verfahrensakte zuständig. Für die Verfahrensaktenpflege stellt kommunit eine fertige Struktur und Einweisung bereit.
Servicebereich 1.1 Softwarelösungen
Der Servicebereich 1.1 Softwarelösungen ist auf den Betrieb sämtlicher Fachverfahren der Verbandsmitglieder spezialisiert. Die Mitarbeiter stehen in Verbindung mit den Fachverfahrensbetreuern der Facheinheiten. Sie stimmen sich gemeinsam über die Installation von Updates ab, bearbeiten Störungsmeldungen, halten Rücksprache mit den Herstellern für Anfragen oder Problemklärungen und stellen einen optimalen Betrieb der Fachverfahren sicher.
Servicebereich 1.2 Rechenzentrumsdienste
Im Servicebereich 1.2 wird die gesamte Rechenzentrumsumgebung betrieben und permanent weiterentwickelt. Das Netzwerkteam plant und verwaltet die über 40 Standortanbindungen. Im Serverteam werden die virtuelle Serverinfrastruktur und der zentrale Datenspeicher (SAN) überwacht, gewartet und ausgebaut.
Fachbereich 2: Zentrale Dienste, Kundenservice, E-Government
E-Government Beauftragter
Das Thema E-Government beschäftigt aktuell viele Verwaltungen. Das E-Government Team soll für die Verbandsmitglieder der zentrale Ansprechpartner für das komplexe Thema sein. Der Bereich unterstützt bei Fragen und Möglichkeiten zur Umsetzung von E-Government Projekten. Im September 2016 wurde unter seiner Führung z.B. bei den Kreisverwaltungen Nordfriesland und Pinneberg der „elektronische Antrag auf Erteilung eines kleinen Waffenscheins“ umgesetzt. Ziel ist es, diese Dienstleistung bei einem Verbandsmitglied einzukaufen und allen Verbandsmitgliedern zur Verfügung zu stellen.
Servicebereich 2.1 Kundenbetreuung
kommunit übernimmt bei dem Beitritt eines Verbandsmitglieds einen definierten Umfang an IT-Leistungen. Die gewünschten Leistungen werden per Umlage abgerechnet.
Was passiert aber mit neuen Anforderungen oder Änderungswünschen an die zu erbringende Leistung des IT-Zweckverbandes? Wenn z.B. ein Fachdienst ein Fachverfahren ablösen möchte oder Sie in Ihrer Leitungsrunde die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für Ihre Verwaltung beschließen? Für die Klärung der neuen Anforderungen ist es wichtig, geregelte Abläufe einzuhalten, um gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten.
Für neue oder geänderte Anforderungen an die IT gibt es bei jedem Verbandsmitglied daher eine so genannte „IT-Schnittstelle“. Diese Person ist die erste Anlaufstelle, bevor kommunit einbezogen wird. Sie prüft zuerst das Anliegen beim Verbandsmitglied und entscheidet dann, ob kommunit das Thema verfolgen soll.
Die Mitarbeiter in der Kundenbetreuung sind also der direkte Kontakt zum Verbandsmitglied, wenn es um neue oder geänderte Anforderungen geht oder wenn es Beschwerden oder Probleme gibt, die nicht zufriedenstellend über den IT-Kundenservice erledigt wurden.
Die Kundenbetreuung übernimmt folgende Aufgabenschwerpunkte:
- Organisation Auftragsmanagement (Teilnehmer / Termine)
- Klärung technischer Umsetzung von Aufträgen mit Technikbereich
- Pflege aller operativen Aufgaben im Auftragsmanagement
- Betreuung / Begleitung von technischen Kundenanfragen (z.B. neuer Standort)
- Durchführung der operativen Termine mit der jeweiligen IT-Koordination
- Organisation „runder Tisch“ für Auftragsklärung in der Umsetzung
- Produktbeschreibungen kommunit Produkte für Kundenseite
- Versenden von Informationen an die Verbandsmitglieder
Servicebereich 2.2 Zentrale Dienste
Die kaufmännische Verwaltung wurde zwei Jahre nach der Gründung des IT-Zweckverbandes per Satzungsänderung geschaffen. Bis dahin haben die Gründungsverwaltungen (die Kreisverwaltung Pinneberg und die Verwaltung der Stadt Quickborn) einige Verwaltungsaufgaben übernommen. Zu den Aufgaben dieses Bereiches gehören u.a.:
Beschaffung
Seit der Gründung des IT-Zweckverbandes ist die Beschaffung ein Bestandteil von kommunit. Die gesamte Beschaffung wird nach Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) abgewickelt, wobei es sich nicht nur um technische Beschaffungen handelt. Je nach Auftragsvolumen wird nach Preisumfrage, freihändiger Vergabe, beschränkter Ausschreibung, öffentliche Ausschreibung und EU-weiter Ausschreibung unterschieden und beschafft. Der gesamte Beschaffungsprozess wird in einer zentralen Software erfasst und dokumentiert.
Reklamations- und Garantieabwicklung
Die Reklamationsbearbeitung und die Garantieabwicklung der beschafften Komponenten fallen in den Aufgabenbereich dieser Abteilung.
Vertragsmanagement
Die durch die Beschaffung vereinbarten Verträge (Wartungs- und Dienstleistungsverträge) werden nach deren Eingang in ein Dokumentenmanagementsystem eingescannt und entsprechend verschlagwortet, um eine einfache Rechnungsprüfung zu gewährleisten.
Finanz- und Anlagenbuchhaltung
Mit der Satzungsänderung wurde eine eigene Buchhaltung nach Handelsgesetzbuch im Buchhaltungsprogramm DATEV aufgebaut. Seitdem wird vom Rechnungseingang über die Rechnungsprüfung bis zur Rechnungsbegleichung (Auszahlung) alles lückenlos bei kommunit abgebildet. Auch wenn die Jahresabschlüsse von einem Steuerberater erstellt und von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer geprüft werden, obliegt die Vorbereitung und Begleitung der Jahresabschlüsse auch der Mitarbeiterin bei kommunit. Weiterhin werden mit dem Buchhaltungsprogramm auch Auswertungen erstellt und gepflegt (BWA, SuSa- & OPOS-Listen). Seit dem Jahr 2014 werden alle Rechnungen in einem digitalen Workflow bearbeitet (E-Rechnung).
Personal
Nach der Schaffung der eigenen Verwaltung im Jahr 2010 wurde ab 2011 auch der Bereich Personal verstärkt von kommunit übernommen. Aktuell wird die komplette Personalbeschaffung inkl. der Vertragsformalitäten, Fortbildung, Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen, Führen der Personalakten, Schreiben von Zeugnisse, behördliches Gesundheitsmanagement, die Zeiterfassung etc. vom IT-Zweckverband selber abgebildet. Seit dem Jahr 2013 bildet der IT-Zweckverband auch für seinen eigenen Bedarf im technischen Bereich aus.
Digitalisierung (Scandienst)
Seit dem Jahr 2011 werden vom IT-Zweckverband im Zuge der Digitalisierung die Rechnungen der Kreisverwaltung Pinneberg in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Kreisverwaltung eingescannt. Dieses Einscannen erfolgt mit einer qualifizierten Signatur und dem korrekten Zuordnen in das DMS der Kreisverwaltung. Inzwischen werden auch die Bauakten der Kreisverwaltung über den Scandienst bei kommunit eingescannt. Zusätzlich stehen noch weitere Projekte wie z.B. die Digitalisierung der Akten der Ausländerbehörde an.
Servicebereich 2.3 Vor Ort Service, Schulen, Desktopmanagement
2015 wurde für die Berufliche Schule des Kreises Pinneberg ein IT-Betriebskonzept für Schulen erstellt. Ziel war, eine bessere und schnellere Umsetzung von neuen Anforderungen und eine schnellere Störungsbehebung zu erreichen. Zu diesem Zeitpunkt wurde die IT von einer Lehrkraft und einem externen Dienstleister betreut. Die Stundenumfänge waren aber sehr begrenzt und nicht mehr an den Bedarf angepasst.
Seit 2016 haben kommunit Mitarbeiter vor Ort die Betreuung der IT-Umgebung übernommen. Dieses Pilotprojekt wurde mit dem Ziel gestartet, ein einheitliches Betriebskonzept für weitere Schulen in den kommenden Jahren zu erarbeiten.
Der Aufbau, das zentrale Management, die Störungsüberprüfung und der Austausch von Hardware in den Verwaltungen werden im Team „Desktop Management & Vor Ort Service“ abgebildet.